制定计划问答
2004.10.16

10月11日发布关于制定计划的那篇博客后,我便收到一些反馈问题(公开和私下提问都有),所以我认为有必要针对这个话题多做些说明。



制定计划是如此困难的工作,而且遵照计划行动尤其困难。我们干嘛还要费力去做?


我这里能给你的最好建议,就是两种方法都试试,再看自己感受如何。虽然最佳做法是制定一份合理长期计划,比如以90天为准,但你也可利用两天时间进行一次简单试验。第一天,不给自己制定任何计划,像平时一样生活和工作 — 只去观察会发生什么。只要你愿意,甚至能将昨天作为第一天的参考。但在第二天开始的前晚,腾出30分钟为随后一天设定清晰目标(设定三个有意思的目标就挺好),接着为这些目标设计细节,写出行动列表。然后为第二天写份计划安排 — 不只是工作时间的安排,而是从早晨醒来直到晚上睡觉的一整天计划。做好准备接受充满挑战的一天,但仍让它控制在自己可行范围内;将目标设定得有点难度,不过又足以当天达成。思考你如何能最佳利用全天时间。自己一个人从容安静,不受干扰地完成制定计划的工作。最后照你写下的计划,尽最大努力过好第二天生活。


按照这样过完第一天和第二天后,你再决定自己更喜欢哪种生活。你可以在每天结束时对当天体验做好记录总结,或直接靠感觉判断;也许你能为每天的生活感受从1到10给出评分。想想若分别按照第一和第二种方式生活365天后,自己会抵达何处。请注意我们对最终回答不持正确与否的论断。你做出的选择都将依据个人价值观进行判断。


你在第二天很可能经历的是,事情并未总按计划进行。这很正常。即使当天没有完全按照计划生活,但与第一天相比,你的感觉又如何?最后结果要比第一天更好还是更糟?这种结果值得你额外花30分钟制定计划吗?


现在,若你不想花一整天时间做此试验,我可以提供一个更短版本。请在今天挑出两个2小时的时间块。具体时间点无关紧要,但最好你在这两个时间块里的能量水平相同,而且会遇到的干扰程度基本相似。若你无法在同一天找到两个相似的2小时时间块,就在两天里挑出同一时间段。在第一个2小时时间块里,你只做平时会做的事情,内容由自己掌控。其实,若你想重复之前两小时所做的事情,也完全没问题。但对于第二个2小时时间块,请先用15分钟制定一份你想在此时间块内完成的所有事项列表,然后至少以15分钟为间隔,为剩下的1小时45分钟安排好具体计划。最后照计划行动。看看你更喜欢哪个时间块。


没错,按计划完成任务确实很难,但计划本身并非像获得制定计划的习惯那般重要。利用计划好的未来愿景,优化你当前时刻的行为决定,这才是制定计划的真正意义。写出一份计划的好处,就是能够通过在任意时刻查看它,让你随时重温那份计划好的未来愿景。



制定计划与视觉化想象间的关联是什么?


我把制定计划看作视觉化想象的一种工具,而非相反。制定计划会让你从思维上创造一份个人未来模型。而且写出的计划能帮你与此模型保持连续一致。每份计划都有某种程度的不准确性,因为我们无法真正知道未来将是怎样。未来纯粹是个思维构想 — 一个幻觉 — 因为你永远不会存在于未来,只能存在于现在。所以制定计划和视觉化想象并不会创造未来。它们的全部作用,就在于影响你的现在。但通过利用连续一致、内在相连的未来愿景,做出一天又一天的相应决定,你会开始营造出前进势头,最终实现自己的那些目标。



我现在没有制定计划,大多数时候在实现个人目标上也毫无问题。制定计划似乎有点多余。我为何要麻烦自己这样做?


如果你没有什么真正伟大的目标,就无需制定计划。但倘若如此,你很可能在目标设定上低估了自己。例如,要是你有份工作并设定了今年收入增长10%的目标,只要你继续像以往一样工作,就能期待达成此目标,那你为何还需制定一份详细计划?你根本不需要。但这种目标挺无力的,难道不是吗?


现在,要是你定下一个雄心勃勃的目标,想让今年收入增长100%,又会怎样?而且你看出这种目标在现有工作中,实质上不可能被动发生。此时你就得拨开脑中迷雾,好好想想了。这种情形需要你思考一年后想成为的样子,并指导自己在接下来的30或90天内需要做什么。很可能你对第一步该做什么根本就不清楚。达成此目标的方法有可能存在,但实现它的途径并非显而易见。这种目标要求你在行动上保持积极主动和连续一致;只是被动地随波逐流,无法将你带向这样的雄心目标。


现在请想象上述情景.... 假如经过15小时努力,你制定出一份步步相扣的计划,能确切展示自己需要做什么,便可在未来一年让个人收入增长100%,这时又将怎样?这份计划会非常清晰地告诉你,为实现目标,本周你就必须开始做什么。这份计划让你感到言之有理 — 虽然绝不轻松,但你很清楚若自己按计划行动,便很可能达成此目标。倘若如此,那15小时是不是你值得付出的个人投资?


另一方面,要是你想让个人收入增长100%,又没有实现此目标的具体计划,但仍试图在行动过程中做出个人最佳选择,又会发生什么?你很可能在做出决定时会有更多犹豫和不确定感,而这些感受将导致各种拖延行为。你该在公司内朝着职位高升努力工作吗?还是找份新工作?或者辞掉工作全职创业?是在保留当前工作的同时开创一份副业?还是兼职做咨询工作?直到并且除非能给每条道路描绘一幅清晰的思维图景,面对这些选择中的任何一项,你都永远不会感到太自信。


模糊思考会导致行动上的犹豫不决。清晰思考则能让大胆和连续一致的行动变得更易实现。而真正雄心勃勃的目标,通常都需要大胆和连续一致的行动。


所以若你觉得并非真的需要制定计划,有可能一开始你便没有设定富于挑战的目标,对自己也没什么太高要求。假如那就是你想过的生活,完全没问题,但你干嘛来看我的博客?我们何不做点更有雄心的事情?定个一年后收入加倍的目标… 或写本书并将它出版... 花一个月到你从没去过的国家旅行... 戒掉吸烟并减去50磅体重… 不管是什么,只要能真正激励你就行。


好消息是,对于许多目标,已有实现它们的现成计划。例如,若你想跑马拉松,就有为期6个月的现成培训项目。只要你每天机械执行,便可逐渐培养出所需耐力水平,最终在比赛日至少跑完长达26.2英里的路程。与你从头设计那些计划相比,现成计划并非意味着更加轻松容易。但利用其他人已证明成功的计划,肯定能帮你节省一些时间。



我曾试过制定计划,但那些计划从没奏效,所以对这套做法观念有点失望。我是不是有问题?


你没问题。制定出好的计划很难很难。它就像其他重要技能一样,需要花费大量耐心和练习才能学会。若你坐下来写了一份计划,结果毫无用处,请别将这次挫折作为理由,去责备制定计划的行为本身。你更应考虑的是,自己仅需继续练习制定计划的技能,还有实际执行能力。能够设定一个雄心勃勃的目标,并创造一份实现它的计划,然后一路照计划努力工作,直至获得胜利,这是种可能要毕生实践才会精通的技能。



你如何制定一份计划?会用什么工具?


多年来我试用过众多不同的计划制定和“生活管理”工具,对其中一些还有强烈观点。我肯定会有很多人不认可我的看法,这毫无问题。下面全都是我基于亲身体验,得出的个人观点。


微软Outlook — 垃圾。这款软件的标语就该是:“By Golgafrinchans, for Golgafrinchans(古董宝贝古人用)”(Golgafrinchan是科幻小说《银河系漫游指南》中虚构的现代人类祖先,Steve在此用于讽刺。译者注 )”。我知道有些人很喜欢这款软件。我非其中一员。Outlook的最大问题就是太缺乏灵活性。你老得使用一种特定范式来制定计划和安排日程。我是个左撇子,甚至无法忍受使用它超过一周时间。假如你还不知道Golgafrinchan是什么,那我只能很抱歉的说,你很可能就是个Golgafrinchan。


Franklin Planner — 垃圾,纸质和软件版本都是如此。再次说明,它的问题也是缺乏灵活性。你必须得适应Franklin设定的现实模型。这种计划模型对某些项目很适用,但对其他项目毫无用处。


OPA Life Planner — 完全是垃圾。这款软件基于托尼·罗宾斯的“成果—目的—行动”计划模式设计,但其漏洞比火星探测车还要多。软件名称后来又被新的缩写替代:RPM(快捷计划方法)。除了软件,它还有像Franklin Planner一样的纸质版本。但其最大问题仍是缺乏灵活性。你不得不采用它提供的特定计划范式。


Palm或其他PDA设备 — Golgafrienchan的天堂装备。虽然从我几年前第一次购买Palm IIIxe后(现已躺在橱柜里),这类技术已有长足进步,但大部分手持设备的计划组织类软件几乎不值一提。屏幕狭小、灵活性差、界面呆板(笔纸都经常比它快),令这种设备成了糟糕选择。我更喜欢不受约束地思考,这种设备却束手束脚。


笔和纸 — 我一直都最喜爱的工具之一。便宜、迅捷、随时可用,并且极其灵活。请试试有无可能在PDA上画个思维导图,或在其狭小屏幕上同时查看你的日程安排、待做事项和季度计划。但你可以展开多张纸面,快速从一页翻到另一页 — 纸张能提供大片记录面积。人们已尝试用软件来复制纸张的灵活性,但纸张在某些事上依然更显便利与快捷。当然纸张的主要缺点,在于编辑更新时非常枯燥乏味,我肯定你也能想到使用纸张的其他一些问题。


普通文字编辑软件 — 还不错。它们没有纸张灵活,但仍比那些制定计划的专用工具更灵活。你可以使用自己想要的任何计划范式,还能在无需转换软件的情况下切换各种范式。而且你能在个人计划的不同部分使用不同范式 — 计划形式可从大到小,从小到大 — 完全任你选择。


Action Outline — 这是我在设计高水平计划上,最喜欢使用的一套软件。我每天都会用它。从表面上看,它并不像计划制定工具。这个程序用起来像Windows Explorer浏览器和微软Word文字处理软件的结合体。在软件界面左侧,有可扩展的目录结构。界面右侧则是普通的文字编辑窗口。这个程序能让你创建任意文字内容,并将所有内容组织进一个层级结构。之后你可以随时扩展和折叠此结构,从较高层面审视宏观计划,或进入特定部分直接查看细节安排。我最喜欢这个软件程序的地方在于,它为你准备了便于管理的层级结构,但没有强迫你使用任何特定计划范式。你完全可以只把它用作文字编辑器,在单一文档中输入整个计划。或将整个计划设计成可折叠的大纲形式,甚至无需使用软件的文字编辑器部分。你还可将两种方式结合使用。当我尝试用不同方法制定计划时,发现这款软件都很适合。我已用它为个人生活创建了一份90天计划,为一本新书设计过大纲,还写过一篇演讲稿。最重要的是,这款软件用起来极其迅捷,能从计划的一个部分快速转换到另一部分。我推荐各位下载它的免费试用版本,看看自己是否喜欢。网上还能找到其他大纲类软件,但这是我个人最喜欢的一款。



你会为管理时间创建哪些文档,又如何使用它们?


年历 — 首先我有一本纸质年历,一页就是一个月。每年我都从Office Depot商店花5-10美元买一本年历。纸质年历对我来说已经够用。因为自己的日程不存在大量预约事宜,所以我很少有需要在特定日子和时间去完成的工作。不过要是我有大量定好时间的约会,很可能就得使用某种更精细的日历工具。我不会用此年历安排日常事务;它只用于记录将在特定日子发生的事情。例如,我能从中看出下周三有个Toastmasters聚会,周四要与财务顾问会面,而周六有场演讲比赛。那就是我下周的预约安排。


价值观列表和使命宣言 — 我在此网站的关于页面已列出自己的价值观,写下了个人使命宣言。当自己必须做出重大长期决定,无论在何时,我都会根据它们做出最后决定。这些内容也都保存在Action Outline软件中,我可以随时用快捷键调出查看。


目标列表 — 这是我所有长期目标(至少以90天为间隔)的列表。其中一些可能至少要用十几年才能完成。这些目标全都按照类别经过整理(身体、社交、事业、财务,等等)。此列表也包含在Action Outline中。每周我会至少查看一次,每隔1-2周对它进行更新。


项目列表 — 这是我着手的全部项目的列表,也保存在Action Outline中。为创建此列表,我把个人大目标切分为各种小项目,以便于衡量和达成。例如,若某个目标是要赚取一定数目的金钱,我就会设置一个项目,来定义必须做什么才能赚得此数目。这些项目会根据优先性被排序,我常在每个项目标题下添加笔记,通过头脑风暴为每个项目构思各种想法点子。因此,若自己突然为某个闲置项目想出一个点子,便可快速在笔记里输入那些想法,再返回当前所做项目。


90天计划 — 这是我未来90天需做事项的计划。在此前关于季度计划的那篇博客里,我已探讨过它,这个计划也保存在Action Outline中。我会每天查看并每周对它进行更新。每个季度再重新进行规划。


30天目标和计划 — 此文档包含我在未来30天打算着手的短期目标和计划,也保存在Action Outline中。我至少每周会查看和更新这份计划一次。这份文档的意义,在于将90天计划的头30天,细分为更易操作的时间间隔。这份文档与90天计划之间,存在大量往返修改工作。


30天日程安排 — 到这一步,我会把30天目标和计划落实成每周和每日计划。虽然我已有30天的总体安排,但自己只会做出未来1-2周的具体计划。这样我就将30天的目标,细分成更小的独立行动步骤。之后我再决定要在哪些天完成这些行动。我不会为此计划使用日历,只是在Action Outline中排出连续几天的行动列表,这样就能快速轻松地进行编辑(点击拖拽各项任务便可),而且能看出自己在未来多天要安排的内容。我还可将年历中的相应预约安排插入30天日程。我发现这是自己尝试过的最高效方法。全部操作都能在Action Outline中完成,自己可随时调用个人安排并添加/移除各项内容。纸质日历主要用于30天以上的长期计划;短期计划则不必用它。30天日程安排仅用于为当月各天安排任务;无需再有更细分的用途。我每天都会更新此文档。


每日事项列表和安排 — 每天结束时,我都会查看上面提到的那些文档,以决定第二天该干什么。然后我会在个人工作日记里(纸质笔记本),制定一份待做事项列表,在其中包含所有第二天需要完成的目标任务,同时可以加入任何即时性任务,例如回复过去24小时打来的电话。这份列表包括我的私人和生意事务,还有各种预约安排。为第二天创建完毕待做事项列表后,我会再根据每小时的安排创建一份列表。我喜欢以2小时为时间段完成工作,所以基本上就把每天切分为几段这样的时间,中间加入休息或吃饭安排,最后再将各种任务填入每个时间段内。现在我就能看清明天会是什么样子,当天结束后将得到什么结果。通常我要用10-15分钟,为第二天创建待做事项列表和安排。与此同时,我还会经常修改自己的30天计划安排。当天事务能严格照计划进行非常罕见 — 一般只有20%的时候会发生这种情形。我通常要比自己所做计划完成得更多或更少。但这毫无问题;在有计划行动时,我仍比没计划时能完成更多事项。


收件箱 — 这是放在我桌面上的一个塑料屉。任何进入我办公室的纸张都必须先放进此收件箱,包括邮件、名片、会议材料,等等。然后每隔几天,我会把其中所有信息整理进个人资料系统,将其转变为目标、项目、行动,或只作为参考资料存档备用。在写这篇文章时,我的收件箱中包含上次Toastmasters聚会后的待处理物品,周四参加的3小时微生物/健康讲座笔记,还有我想扫描的一份商业文章,里面有不少好想法。


发件箱 — 这是位于收件箱下面的一个塑料屉,用于存放任何需要送出办公室的物品,比如要发送的邮件。这个塑料屉大部分时间都是空的。


文件柜 — 我身边还有一个4屉文件柜,用于随手存放自己想参考备用的任何物品。进入我办公室收件箱中的物品,最后通常不是放在这里,就是丢进垃圾筒,或进入发件箱。



希望上面写出的内容,能让你对我如何管理个人时间有清楚了解。我喜欢这套特别的管理系统,发现它在我身上很管用,而且我一直在持续改进。由于大部分信息都被保存在Action Outline中,我只用一个快捷键就能调用这些文档。而且软件的加载过程毫不费时,所有文字内容都在系统盘中运行,可供人随时查阅。这种运行方式要比使用文字处理软件快得多。我还能通过点击鼠标,随时在不同文档间切换。我很可能平均每天要用十几次Action Outline软件。



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