“GTD”管理系统中缺失的关键一半
2005.02.01

由于自己一直使用David Allen的Getting Things Done(简称GTD,搞定事情)管理系统已有几年,为配合个人工作风格,我对它做过许多调整完善。其中最重要的调整,就是将GTD专注于“项目-行动”的低层级解决方案,与人生目的和各种目标之类的高层级专注对象联系起来。


我的GTD管理系统会从人生目的开始。在这一层级上,我有一段对自己人生目的的宣言内容,以及内容更长的人生使命宣言。我的使命宣言会将高层级的人生目的,细化到个人生活的不同领域:如身体、社交、思维、职业、精神等。过去两年我对个人使命宣言只做过非常微小的调整,因为它看起来和我是如此完美匹配。在此层级上,我并不关注各种目标、项目或行动,而是更多关注自己想成为何种人士,所以其内容很大部分都与各种生活原则和个性品质相关。这一步甚至超越价值观之上(因为价值观还会随着时间发生变化)。我的人生目的和使命,与自己真正是谁,还有从很高层面而言我想在此生做什么,以及我想让个人生活拥有什么意义相关。


接下来的层级是目标。我的所有目标或是基于个人需求,或是基于人生目的。在很大程度上,基于生存需求的目标会“远离”激励人心的目标。例如,若我不为个人生意建立良好的财务系统,最后就将一团糟。它是我需要去做的某件事情,但不会对我的人生目的有直接贡献。但自己目标的80%都是基于人生目的;它们是从我的人生目的和使命出发,拥有激励人心“朝向”的各种目标。我针对此网站的几乎所有目标都是基于人生目的。这个网站目前在满足我的生存需求上几乎没有用处;它全与满足我的人生目的相关。


在目标层级之下,我们便进入标准GTD系统会更多涉及的领域。此处有从目标直接生成的各种项目。在这一层级,我还包括了那些想在某天,或是有可能达成的项目,并在单独列表上进行记录。


在项目层级之下是各种行动。我还把“待做事项”列表放在这一层级。通常在任何时候,我都只有4-5个待做事项,因而会直接在“下步行动列表”底部附上“待做事项”.


我喜欢标准GTD系统,但它是种用于低层级事务的管理系统。在管理各种项目和行动方面,它绝对卓有成效。我从中取得的结果一直都令人惊叹,而且自己非常善于使用这一系统。我依然会每天用到它,即便是用于处理私人项目和任务。而且我热爱应用它所带来的结果。我的电子邮箱总能保持清空状态。实体邮箱也是如此。我从不会让电子邮箱或实体邮箱杂乱不堪。我每天都会收到大量电子邮件,新的报纸杂志也会每天塞进实体邮箱。但我总会及时处理它们,直到邮箱全部清空。之后我会感到极为放松与专注,能够轻松集中精力,不必担心还有需要回复的某个邮件。我的办公室里不会堆积文件杂志。自己需要保存的所有东西都已归档存放。如果你能坚持实行,GTD管理系统的确是种明智解决方案。我花了几个月时间才真正熟练掌握它,但这种努力付出绝对值得。


不过GTD系统缺失的,是对生活高层级部分的管理。它是从项目这一层级开始着手,但这些项目又源自哪里?我认为GTD系统推想要管理的项目,是由你的老板或公司指派。或者你可能经营着个人生意,只是在了解GTD管理系统前堆积有大量以往项目。但你如何知道这些项目是否值得自己一做?你又如何知道自己一开始便致力于正确的工作?与其辛苦在现有工作上干得越来越好,难道退后一步,弄清你的成功之梯是否靠在正确建筑上,不是更合乎情理的选择吗?在私人生活中应用GTD管理系统的效果又怎样?你那些私人项目又源自哪里?


标准GTD管理系统所缺失的高层级元素,以我个人之见,绝对必不可少。除非你已确定好人生目的、使命和目标等顶层元素,否则盲目应用标准GTD系统并不合理。否则你就注定要花费自己生命,致力于他人目标,并在行动过程中丧失自我。请查看我先前的这篇博客来更多了解这方面的内容。


简而言之... 标准GTD管理系统会教你如何把事情做对。它在处理这类问题上极其高效。但在考虑把事情做对前,你必须先弄清该做的正确事情是什么。这便是人们常说的管理与领导间的区别:管理者们要把事情做对;领导们则要做对的事情。标准GTD系统是种个人管理系统。但拥有某种个人领导力系统,对你来说同样至关重要。若你在缺乏人生领导力元素的前提下掌握了GTD管理系统,你的生活就会像艘控制得非常良好的舰船,除了它缺少船长和目的地这种问题。它会十分高效地四处随机乱窜。


在David Allen的第二本书Ready for Anything(《为任何事做好准备》)中,GTD系统里领导力元素的缺乏问题依然非常普遍。请注意其书名。你会为任何事做好准备。但任何事倒底是什么事?你准备好付诸行动,准备好去搞定各种事情。但那些事情到底是什么?谁做出了这些选择?它们又都源自哪里?哪类人会看重对任何事做好准备这种状态的价值?或许是位武术大师。但也有可能是个奴隶。


请允许我再次重申,我是David Allen作品的坚定支持者。那些作品在提升我的个人效率方面功效卓著。但在将高层级的人生目的元素加入其中前,我利用GTD管理系统去处理工作,就像越来越善于绕圈航行。在高层级元素加入之后,我们才有了一个很少改变的清晰专注方向。这样每天我不仅觉得自己完成了许多工作,还感到那些工作正创造着积极变化,它们正导向某个充满意义和极其重要的地方。如此一来个人效率就转变成了个人满足感。


在搞定各种事情前,你必须先清醒选择自己想要做的“事情”。在身处做好准备的状态前,你必须定义出自己想为何事做好准备。知晓自己的人生目的就是解决这些问题的答案。它为做好准备和付诸行动提供了富于意义的背景环境。它把泛泛而谈的准备好状态转变为“准备好演讲”,“准备好写作”,“准备好付出爱”等事情。人生目的能让“搞定事情”变成“给予生活意义”。最终当你工作于项目和行动层级时,那些事情便会被注入人生目的。而且是你的人生目的,你的人生使命,你存在于世的根本原因。你处理的每张纸片,写出的每个字词,完成的每个项目 — 它们现在都有了某种意义。它们将成为更宏大整体的一部分,成为你真实自我的深入表达。但那些被他人指派给你,毫无伟大目的的相同行动项目,会显得毫无生气。它们只是需要搞定的各种事情,而非你能实现的伟大人生目的。



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