你的个人问责系统
2005.02.07

在实现目标上的一个艰难挑战,就是能够一直清醒意识到这些目标并保持在行动轨道上。你有多少次设定完一个目标,怀抱最佳意愿开始行动,然后在未来的某个时刻,忽然意识到这个目标不知怎的已从生活缝隙中溜走?


外部影响常会施加让我们偏离正轨的力量。假如你有着繁忙生活,这些影响每天还能多次出现。电话,邮件,快递,新备忘录,临时访客,需添加到日程列表上的新事项,要考虑的新事情,等等等等。但大部分事情只是并非真正重要的分心事务。


因此我们必须介入一种反向力量,让自己重回正轨,把我们一次又一次指回个人目标。每月或每周复习一次你的目标还不够频繁。我发现自己必须每天都复习个人主要目标,假如当天满是分心事务,我还必须多复查几遍。否则我就会开始过于偏离航向,被诱惑去做只是有点重要,而非极其重要的事项。这就是种不断重新查看指向针,搞清下个正确步骤的过程。


在2005年我有14个写好的目标。它们被分为3个首要目标和11个次要目标,全部都很重要。但那些首要目标能带来绝对重大的改变。实现那3个首要目标中的任意一个,都要比完成所有11个次要目标更为重要。


但那些次要目标很易诱惑人首先去完成。它们更轻松简单,能马上带来某种成就感。只用继续个人现有做事习惯,一些目标就能自行达成。其他次要目标大部分都能在20-40小时的工作后被彻底解决。但那些首要目标无法自动完成,也不确定能够最终实现,每一个都要求付出成百上千小时的工作。因此若我不做任何特别努力,让自己不断回归那些首要目标,很可能得到的结果,就是自己会完成全部次要目标,并在首要目标上有所斩获,但今年之内无法实现任何一个首要目标。而这种结果肯定不够令人满意。


所以我该如何专注于首要目标,不受要做其他事情的压力影响?我的解决方案就是维持一套个人问责系统(Personal Accountability System,若喜欢缩写可以简称为PAS)。它就是个常见的硬质外壳3环文件夹。其中包括我的一句话人生目的,2005年目标(一页文档),2005年第一季度目标(一页文档),我的事项列表(一页文档),以及我的下一步行动列表(一页文档)。我的电脑上还存有其他计划文档,但上面提到的那些文档我会保留在文件夹中。


首先,这套系统对我很有帮助,因为我总会把文件夹放在办公桌上,自己每天都要打开浏览其中的内容,通常是每天多次查看。这种做法会自动形成习惯,因为文件夹中包含我的下一步行动列表。因此我将频繁读到个人目标,而且总能注意到哪三个目标最为重要。它就是个不断重新查看的过程,能确定我是否仍保持着正确航向,并可根据实际需要进行调整。


其次,我会把事项列表和下一步行动列表破分为两部分:首要和次要部分。位于首要部分的事项和下一步行动,就是那些会直接导向实现首要目标的内容。而位于次要部分的事项和下一步行动,要么会导向次要目标,要么不会与任何目标相联系(例如缴纳税款,一些我必须做但并非主要目标的事务)。


你很可能已开始看出这种做法的好处。无论我何时审视自己的下一步行动或事项列表,属于首要目标的部分都位于页面顶部。这让哪些下一步行动最为重要显得清晰可见。我仍会根据具体内容整理出各个组别(办公室、杂务、待做事项等)。但分组做法并不会让事情复杂化,因为我首要目标涉及的大部分都是办公室工作。


有时执行起来也非常困难,我并非总能达成那些目标,但每天至少能有50%的工作花在首要目标上。而且清楚知道哪些下一步行动会与这些目标相关联很有帮助。我可以直接从下步行动开始,着手实现自己的首要目标。


每天结束时,我都能看到自己是从首要目标列表上划去了许多行动,还是完成的大部分行动来自次要目标列表。这使我立刻便知自己是专注在极其重要的目标上,还是偏离了正确航向。如果首要目标列表上没有划去任何行动,我就知道肯定偏离了方向。当自己显然没有处在正轨上时,为其找借口或进行辩护就毫无必要。这是每天给自己记录分数的一种方式,以使我总能知道身在何处。


让这一切粘合在一起的就是PAS。因此我每天都在积极使用,它能让我在清醒意识中对自己进行问责。无论何时对下步行动有所怀疑,我都可以翻开文件夹,查看与之关联的具体事项,再翻看事项背后所指目标的文档页面。由于只有3个首要目标,每个目标都属于我生活的不同领域,因此现在应着手哪个目标便显而易见。



行事系统胜过个人意愿。


倘若没有某种每天问责的系统性方法,自然出现的结果当然就是偏离航向。然后在年底时,你回头看去并说道:“要是… 就好了。”为防止每年出现这种“要是… 就好了”的情形,你必须将这种年底问责行为向下落实到每天进行。当你回顾当天生活并看出自己消磨时间后,便可立即对事项进行重组,重新承诺在第二天干出更佳工作。我们最好能每天都做好这种问责工作,而非盲目行动,之后在年底时痛苦地惊讶于最终结果。心怀目标的转变总比灾难性的醒悟要好得多。


最好的意愿也会被任何已有的生活系统所支配。若你没有任何行事系统,那么不管你的意愿和动机如何,长远而言自己都会被旧习惯或混乱生活所主宰。PAS只是保持正轨的一种工具 — 它是我目前最喜欢的一种,因为它能涵盖所有目标,并把这些目标一直联系到我此时此刻的具体行动。因此问责过程存在于我的所有行动层面。但真正关键的是,它能融入每日生活并成为其中一部分。没有对重要目标每日(有时甚至是每小时)施行的重新专注措施,丢失个人目标并偏离正轨会太过容易。因此即使需要花些功夫才能整理出一套PAS系统,这种付出也完全值得。



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