高效使用电子邮件
2005.03.11

过于频繁地查看电子邮件是对个人效率的极大消耗。从本质上说,查看邮件通常并非紧急事务,除非它是你的全部工作内容,比如及时回复客户支持邮件。下面就有些建议窍门,可以防止电子邮件占用你大量宝贵时间。


1. 提前决定何时查看邮件


不要随意偶然地查看电子邮件。如果查看次数过于频繁,你很容易每天就会浪费30-60分钟。在大多数情况下,每天最多查看3次电子邮件应该已经足够。我一般会在早上、午饭和白天工作快结束时查看邮件。而且这种频次只在自己涉及非常活跃的来回沟通情形时才会发生。假如没有频繁来回沟通的需要,我通常每天只会查看邮件一两次。请批量处理电子邮件,以便提升你的工作效率。


请通过试验来确认自己真正需要查看邮件的频次,并意识到你正因为频繁查看邮件而付出效率代价。好奇绝非查看邮件的够好理由。如果有正当生意原因,你尽可以根据需要查看邮件。在不会带来麻烦的情况下,请看看你能迫使自己将查看频次降低到何种程度。对许多人而言,每天查看一次,甚至每两天查看一次也毫无问题。


一旦你在早上查看了邮件,请承诺直到白天工作结束时,自己都不会再次查看,而且要设定一个确切时间。我今天就已查看两遍电子邮件,所以直到下午6点前都不会再去查看。要是早于这个时间,我就不会允许自己打开邮件。


若你对过于频繁地查看邮件上瘾,可以通过让自己更难打开邮件程序,来帮助打破这种习惯。从自己电脑桌面和快速启动栏移除邮件程序图标,这样你就必须从“开始菜单”搜寻邮件程序。或者让自己通过浏览器导航才能找到邮件图标。通过增加额外步骤,能帮你打破冲动性查看邮件的行为模式。假如这种做法仍不管用,请将你的邮件程序设置在另一台电脑上,使自己每次查看邮件都要重新启动电脑。 


2. 只为非紧急沟通事务使用电子邮件。


请别把电子邮件变成紧迫型沟通工具。它的设计初衷并非如此。如果时间紧迫,请直接拿起电话进行联系。如今你可以从像Vonage(也可考虑Skype)等通讯公司,获得每月25美元的无限长途通话服务,为这点电话费吝啬小气毫无道理。


倘若有其他让你每天要查看电子邮件不止一两次的压力存在,例如有人会因没在一两个小时内收到你的回复而生气沮丧,你就需要做出理智回应。请让这些人知道他们永远不该在真正紧迫的沟通事务上使用电子邮件 — 如果他们确实需要迅速回复,就该拿起电话或当面沟通(如果你们相距不远)。 


3. 关闭程序启动时的自动查收邮件功能。


别把你的邮件程序设置为每次启动它时都会自动查收邮件。你想要的结果是能随时发送邮件,同时不会自动接收新的邮件。你可能经常需要在白天工作时为各种任务发送邮件,但又不需要在那些时候查收邮件。请只在有查看邮件的正当理由时,再去查收邮件。 


4. 记录你的邮件使用频次。


请创建一份邮件使用日志,记录下你查看邮件的频次。用一张纸就能做成此事。只需记录自己每次运行邮件程序的开始和结束时间便可。连续记录大约一周,再看你在电子邮件上花费了多少时间。这些时间花得是否值得?如果在没有正当理由的情况下,一周查看邮件超过20次,你就浪费了太多时间。请试着给自己设定一个每日或每周查看邮件的限额,一旦达到此数字,就不再查看邮件。直到第二天或下周限额恢复时,再开始查看。当第一周实际查看次数低于限额时,就请给自己一个看场电影或外出用餐这样的奖励。


电子邮件是种强大的生意和个人沟通工具,但它很容易被滥用。为何会如此?因为它太容易使用了。查看和回复邮件是你知道自己能够做成的某件事情,所以它会提供即时获得的成就感。但这是种空洞胜利,若把自己的日子花在熟练查收和回复电子邮件上,你将一事无成,只会挤走那些本可真正令你取得进展的行动。


请用充满意义的行动替代无聊琐碎地查收邮件。利用电子邮件来强化个人工作效率,而非破坏它。请清醒自主地检查你使用电子邮件的方式,决定好它该在你生活中扮演的正当角色,再设置可以落实这种角色的各种行动界限。



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