三倍提升个人效率

你是否曾有这种体验,当回顾过去一周时,自己总有并未像希望的那样完成太多事情的沉没感?当想要创建一份成功职业,或是属于自己的生意时,你的时间也许就是最有价值的资产,而你所得收入就是自己如何花费个人时间的直接结果。你无法买来比自己固有的更多时间,而且时光总在不断流逝。几年前,我发现了一个简单工作系统,能让自己几乎三倍提升个人效率。在这篇文章中,我将分享一些非常实用的点子,能使你在无需比当前努力程度更辛苦的情况下,马上提升个人工作效率。



保留一份详细的时间日志。


更好管理个人时间的第一步,就是找出你当前花费时间的方式。而保留一份时间日志,便是完成此事的高效做法。只尝试这种做法一天后,你就会对个人时间的实际去向,立刻获得深入了解。测算时间的行动本身,通常就足以将无意识习惯提升到清醒意识层面,使你有机会仔细检查并改变它们。


下面就是保留一份时间日志的具体做法。在一整天里,无论你何时开始或停止一项活动,都请记录下所用时间。可以考虑使用秒表来记录每次活动的时间间隔。你可以只在工作时间做此记录,或是一整天都这样做。在当天结束时,将所有时间区块整理到各个类别中,找出每种类型的活动花了自己多大比例的时间。若你想做得更加彻底,可以连续记录一周,再计算出每种类型的活动所占总时间的比例。请尽可能详细具体地记录。注明你在查收邮件、浏览新闻、网上冲浪、接打电话、吃饭、去卫生间等事情上,分别花了多少时间。只要你从椅子上起身,很可能就意味着自己需要在时间日志上做次记录。一般情况下,我每天最后能有50-100次日志记录。


你可能会惊讶地发现,在自己认为是真实工作的事情上,只花了多么小的一块时间。研究表明一般的办公室工作者,每天只会做1.5小时的实际工作。其余时间都花在社交事务、咖啡时间、吃饭、参与非生意沟通、翻查文件,还有其他许多非工作类任务上。平均而言,全职办公室工作者甚至直到上午11点才开始真正工作,到了下午3点半又逐渐松懈下来。



分析你的记录结果。


我第一次记录时间日志时,发现自己一周在办公室所待的大约60小时里,只完成了15小时的真正工作。即使从技术上来说,我已比普通办公室工作者的效率高出两倍,自己仍为这种结果所烦扰。那其余的45个小时都到哪儿去了?时间日志将它们全部展现在我面前,说明了自己并未清醒意识到的所有浪费时间之处 — 太过频繁地查看邮件,在毫无必要完成的任务上过于追求完美,沉迷于阅读各种新闻消息,花太长时间用餐,屈服于本可避免的外界干扰,等等。



计算出个人效率比。


当我意识到在办公室花了60小时,却只完成了15小时的实质工作时,便开始询问自己一些有趣的问题。我的收入和成就感只取决于那15个小时,而非自己在办公室所花的全部时间。因此我决定开始记录每天的个人效率比,用我花在实质工作上的时间量,除以待在办公室里的总时间量。对于只花了25%的时间在实质工作上,虽然自己一开始肯定被其所烦扰,我也意识到仅仅工作更长时间将是极其愚蠢的做法。


效率比 = (用在“真正工作”上的时间)/(“上班”时间) 



通过削减上班总时间,迫使个人工作效率实现提升。


若你曾尝试训练自己,去做那些你并非真正受到激励而去做的事情,很可能终会失败。那便是我在试图训练自己工作得更努力时,体验到的自然结果。事实上,试图更劳累地工作会令自己丧失动力,让个人效率甚至更低。所以我勉强决定去尝试相反途径。到第二天,我只允许自己在办公室待上总共5小时,当天剩余时间我就不再允许自己做任何工作。结果,一件有趣的事情发生了,我肯定你也能想象得到。我的大脑以为工作时间成了种稀缺商品,自己几乎一连工作了5个小时,个人效率也提升到90%。我在那周剩余时间里继续这项试验,最终完成了25小时的工作,而自己在办公室总共只待了30小时,从而使个人效率提升到80%。因此,我能将每周上班时间缩减到30小时,同时额外完成了10小时的实质工作。若你的时间日志表明个人效率比太低,请大大限制你单日所用的工作总时间,再看会发生什么结果。一旦大脑意识到工作时间非常稀缺,你突然就将变得更有效率,因为自己必须如此。当你面对紧迫时间限制,通常就能找到更快完成工作的某种方式。但当你的时间应有尽有,效率低下就会变得非常容易。



在保持巅峰效率状态的同时,逐渐提升工作总时间。


经过几周后,我能在逐渐增加每周上班总时间的同时,将个人效率保持在80%以上。到现在我已保持这种状态很长时间,通常每周能完成大概40小时的实质工作,而只在办公室里花上大概45小时。我已了解到这是自己的理想状态。假如试图在办公室花上更多时间,个人效率就会迅速下降。有趣的是,让我得以优化个人效率的这套工作系统,也为我生活的其他领域创造出极佳的平衡状态。虽然我用此途径三倍提升了生意效率,但在追求其他个人兴趣爱好上,自己也收获了大量时间。


记录时间日志就是在不增加工作时间的情况下,确保优化个人效率的明智选择。但它只需偶尔进行,就能提供这些好处。我每隔3-6个月会记录一周的时间日志,多年间它已给我带来巨大转变,总能为我提供新的优异表现。若我有太多月份不记录时间日志,个人效率就将逐渐下降,自己落回各种无意识的浪费时间习惯之中。你很可能会和我一样,发现自己对个人效率的直觉感受,与你实际完成的真正工作非常接近。当你感觉个人效率低于自己喜欢的状态时,就请通过记录时间日志的方式,提升个人清醒意识,测算出你的效率比,然后进行优化,让个人效率回归它所属于的最佳状态。记录时间日志是个高效能活动,落实它只需很少时间和努力,其长期回报却无比丰厚。



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