动态规划
2005.04.30

对于David Allen的GTD个人管理系统,我已经放弃的一部分理念,就是通过动作分类的方式,整理安排下步行动,比如将行动内容划分为打电话、文书工作、电脑工作,等等。若你每年旅行200天,或工作在一个易受干扰的环境中,导致每次专注30分钟都挺难,这种做法也许合乎情理。但考虑到自己在家办公,很容易就能着手处理那些事情,我发现通过动作分类的方式安排行动,反而会恶化个人工作效率。我也有大量杂事,必须亲自外出分批处理,所以保留着一份单独的杂事列表,但在其他情形下,我已舍弃GTD管理系统的这部分做法。


将各种行动按动作分类的问题在于,你会把来自不同项目的行动混在一起。也许你会一次性打出5个电话,且每个电话都与不同项目相关。若你不在办公室,想要好好利用自己的手机,这种做法并无问题。但如果你就坐在办公桌前,又会怎样?是否只因为那些事情都与拿起电话这个动作相关,你一连打出多个电话便合情合理?倘若这些电话之间毫不相关,我想说这样做很可能并不合理。


我的偏好是尽可能长时间地专注于单个项目,一连完成各种相关行动。一旦我把某个项目载入大脑的活跃区域,就不喜欢把它卸载出去。在重新进入清醒工作状态的过程中,很多高效时间都会被无谓浪费。若我有段时间没去处理一个项目,将此项目重新载入大脑可能就要花上15分钟到几小时的时间 — 对于技术类工作,或庞大复杂的项目,这种事情尤为真实。所以我宁愿全天只干一个项目,而非零碎完成来自十个项目的不同行动。当然,我能意识到,并非每个人都有采用这种工作方式的奢侈条件,但我确实有。


同时应对太多工作项目,并在它们之间频繁转换,会限制你所处理项目的复杂程度。对于那些简单项目,或零件式的工种,这样做并无问题。但对于个人需在脑中同时处理大量信息的大型项目,这种做法便会扼杀高效状态。比如设计一款新电脑游戏,创建一个新网站,写本书或剧本,为一份生意进行战略规划。要想在这些项目上高效工作,你不可能频繁转换工作内容,不然那些工作将永无止境。你需要一次性载入单个思维内容,长时间专注其中,最好能连续处理几天,至少也得专注几个小时。轻微打扰并非什么问题,但你要尽量避免重新载入其他思维内容的情形。请想象同时写作10本不同书籍,每天在每本书上花30分钟是什么样子。此时一次写完一本书显然会高效得多。


有时按思维内容处理工作,比按照动作类型处理会更加重要。与呆在办公桌前,干着5个不同项目的文书工作相比,坚守单一项目,在整栋办公楼里移动做事,完成各种动作,也许会是更佳选择。起身到另一个房间可能只花两分钟,但在脑中转换工作项目常要消耗多得多的时间。你在处理工作项目时哪段时间最高效?肯定不是起初的15-30分钟。


我认为这就是人们拖延的隐密原因之一。当我们拖延时会发生什么?大家会把某个项目延迟到最后一分钟,于是不得不在单独的长段时间中做完整件事情(或整件事情的很大一部分)。比方说你把写作论文,推迟到上交期限前一天才动手。通过拖延,你最终将强迫自己在整块时间内做完整件事情。你一次性载入相应思维内容,连续去做所有必要行动,之后将其完成释放。在我看来这种做法很有效率,远胜于把工作分散到几周时间,每天只干一点工作的状态(还会让人忘掉前一周收获的理解内容)。这就是我在大学时完成学业的方式,我每个学期能学完31-39个单元的内容。如果遇上大的学习项目,我便锁定一整天时间,一口气进行处理 — 去做阅读、调研、写作和编辑等工作。若我必须完成一篇读书报告,就在读过书后马上写完报告。如果有老师为某个大任务分配了一两个月的完成时间,我仍会尝试在单个专注时间段内把它完成。


虽然我曾喜欢制定下步行动列表,但已不再保留这种做法。如今我只保留一份项目列表,并会根据需要将它动态细化成下步行动。针对某些项目,我会制定下步行动的详细计划。但对于大多数项目,我只细化出足够填满一两天日程的行动,然后着手处理它们。一旦完成这些行动,我自然会想出后续行动,接着再去处理。我发现这是极其高效的平衡做法,一方面可以避免个人工作欠缺计划,另一方面也能避免分析瘫痪的问题。


你可以把这种做法想成动态规划。我倾向于在工作项目来到眼前时再计划细节,并且一次只处理1-3个项目。我会一枪解决一个目标,将它们逐个完成,再转入接下来的工作项目。Tryon Edward(泰伦·爱德华兹,美国神学家。译者注)下面说的这句话基本总结了我的做法:


“当职责清楚明白,拖延耽搁便愚蠢有害;而职责并不清楚时,拖延耽搁可能就是明智和安全之举。


换句话说,若你至少知道今天该做什么,请直接动手。等遇到模糊状态时,再回到制定计划上来。而动态规划就是:计划,行动,然后重复这一过程。


假如工作项目确实庞大,我会将它细化成次级项目,并对次级项目做出相应安排。另外,因为总有不属于任何大项目的各种小事(比如支付账单等事务),我也会把这些小事积攒起来,一起分批处理。例如,有个周六我就花了全天时间,处理20件毫不相关的房屋维修事宜。我也经常一口气写出可分几天发布的博客文章,在不同日子里将它们逐篇发布。


不过采用这种工作方式的不利一面是,一旦我载入特定思维内容,就很难对它放手。我将进入半沉迷状态。此时家中电话可能响起,妻子可能走进屋里和我说话,或儿子在隔壁房间哭闹,而我会自动屏蔽这些事情。那种状态就像大脑已把所有可用资源分配给当前任务,没法再装下其他任何事情。若有其他事情试图挤入脑中,我便会咆哮着将它赶走。另一方面,倘若自己和家人花上一整天外出,我也常和他们全然在一起,根本不会考虑其他工作项目。



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