变得井井有条
2005.08.09

几年前,我和家人从一套狭窄的两居室公寓搬到一栋宽敞大房子。与以往要挤出半间房作为家中办公室不同,我终于有了一间10x12英尺(约为11平米)的单独办公室。因为以前习惯在不到这种面积一半的房间里工作,我知道新家会有许多要整理布置的空间。我也想用一种明智方式对它进行整理,以便在不制造杂乱环境的情况下,能高效完成各种工作项目。搬家前逛书店时,我一时兴起买了Julie Morgenstern写的一本书,名为《从内到外进行整理》。书中包含许多出色的整理建议,而且熟练解释了人们在试图变得井井有条时,通常会犯的那些错误。我想和大家在此分享从这本书学到的经验知识,还有自己从头开始整理办公室的经历过程。


Julie在书中首先做了强烈声明,起初我还不太相信那些话。她说,若你是被杂物环绕的人士之一,似乎就是无法变得井井有条,那么你肯定从未学过如何变得井井有条。如果你一直有个杂乱的生活环境,它便意味着你缺少组织整理的技巧,而这种技巧每个人都能学会。从那之后我读过其他几本关于组织整理的书,自己感觉Julie的话有一部分确实正确。组织整理可以破解成逐步完成的过程,任何人都能学会此事。



什么在制造杂乱?


Julie指出,有几种技巧缺陷会妨碍人们变得井井有条,但以我之见,在基本层面上,其实只有一个缺陷:无法系统化处理常见决定。不管我何时随意丢下一样东西,就是因为自己还没准备好决定该对它做什么。所以变得井井有条的过程,归根到底是要形成一个系统,自动化决定该把所有东西放在哪里。杂乱无章之人只有很少或根本没有决策系统,因此他们必须基于现实情形临时做决定。最终这种状态会变得让人难以招架,各种杂物将开始堆积起来。长远而言,井井有条的人们只用做少得多的决定。杂乱无章要比井井有条花费多得多的时间,因为杂乱无章之人会在低效状态下浪费太多时间。



学会如何变得井井有条


现在让我们为从头到尾整理家中办公室,描述一个逐步完成的过程。第一步是进行分析。你在办公室中会如何花费个人时间?请列出你要做的各类任务,创作出办公室的功能区块列表。若你是位程序员,这应该是项容易任务,你可以把它想成设计电脑程序。若你必须编程出一个机器人,来完成办公室里的所有不同任务,你会如何把那些任务组织整理成不同单元?例如,我为自己想出了六种工作类别:一般文书工作,电脑工作,创意工作,财务工作,商业阅读,手工订购和邮寄。理想情况下,你创作的分类列表应当定义清晰,而且各个类别间要尽可能少地重叠。


下一步,请决定对于每类工作,你需要什么实体装备和材料。例如,对于创意工作,我需要写作设备、笔记本、一块白板、一块软木招贴板。对于邮寄工作,我需要打包材料、可录写光盘、邮票、计重秤等。在这一步,我还意识到自己需要为各种书籍、文件和额外用品准备存储空间。


现在你从功能上,已将办公室用品划分成不同区块,下步就是为每个区块,分配办公室的不同实体区域。理想情况下,这些区块彼此间的重叠要尽可能小,但出现一些重叠通常也有必要,比如你会把电脑用于许多不同任务。请花些时间先决定好家具的安排布置,以充分匹配办公室的功能需要。


此步关键是展望出理想办公室的样子。忘掉你已拥有的各种家具,暂时不必担心成本或空间约束等问题。只管施展个人想象力,思考若成本无关紧要,自己真正想要的办公室是什么样子。把想象结果写在纸上,甚至可以描画出理想办公室的布局,注明你想为每个实体区域分配哪些工作区块。


明白你想要的理想办公室布局后,请加入预算和空间约束条件,通过头脑风暴,尽可能想出接近那种理想结果的现实做法。包括我在内,很多人都有不再适用的老旧家具。只因为你碰巧有这件家具,并不意味着它就是你今天的正确选择。不要害怕卖掉旧家具,请用更合适的家具替换。在办公用品超级商店里,你可以找到大量价格合理的自组装家具,许多商店还提供免费送货。我总共只花了99美元,便买来电脑办公桌、货架、滑动抽屉柜和打印机台架,但我得自己组装它们。我还用大概35美元的单价,买了三个6英尺宽的折叠桌,它们都能轻松地四处移动。另外,我还只用20美元,挑选了5个货架(60英寸高、36英寸宽、10英寸深)。书柜也很便宜,40-60美元便可买来有六层书架的书柜。若你想要那种手工雕刻的红木办公桌,开销肯定不菲。但若你只需要基本实用的选择,即使购买全新装备,花上几百美元就能用各种家具填满办公室。你可以用喜欢的图像编辑软件,测量各种家具并试玩不同的空间配置。或用剪纸的方式,对各种家具做出衡量和摆放试验。这些做法比实际移动各种家具要轻松容易得多。


现在你确定了家具布置,在每个任务区域放好了相应设备、材料和用品。当决定如何对办公室进行分区布置时,你也许应该考虑为日后方便,储备充足的办公用品。我的大多数任务都需要用到书写工具,所以在办公室两侧,自己都摆放了笔盒。不要只是在看起来合适的地方摆放物品。请将各种用品尽可能放在它们真正用到的地方。不方便的存放位置很容易导致杂乱结果。比如,若你总是丢笔,也许就是因为没在真正需要用笔的地方放置笔盒。请让功能需求决定你的办公室布局。


此刻你的办公室有了很好设计,自己也为所有工作活动规划出相应区域。但你如何处理现有杂物,以确保它们不会重新出现?我们的解决方案是,找到杂物出现的固定模式,并创造应对这些模式的简单系统。杂物之所以经常堆积起来,就是因为你不知如何处理那些纸张,或自己还没花时间决定好那些杂物代表什么问题。



分类整理杂物


请对杂物堆进行分类整理。对于这项任务,你可以在地上摆几个箱子,开始把不同物品放进不同箱子。关键是从功能用途的角度,对所有物品进行分类整理。请自问在什么情形下,我们会需要每件物品,并根据相似情形归类所有物品。例如,我有个箱子是用来放需要归档的物品,另一个箱子用来放设计素材,还有个箱子用来装垃圾,等等诸如此类。即使它看起来像个好主意,请不必马上开始清理。杂物之所以堆积起来,通常有其好理由。即使你知道那些物品应当放在哪里,也该学会了解它们为何会变成杂物。


现在你对杂物进行了分类整理,而且拿起一个箱子,看了看里面的物品。请自问那些物品为何成了杂物。很可能是因为你没有整理它们的良好系统。也许这些物品没有被安排好归属地,或你分配的存放位置太不方便取用,所以更容易的做法就是随处丢放。可能那些物品需要归档,但你还没有准备档案夹,自己的空白文件夹还深藏在壁柜之内。请自问在什么情形下,那些物品将不会变成杂物。这种做法能为你提供线索,以防止杂物重新出现。



给每件物品一个归属地


当逐个清理箱子时,请为每件物品安排一个归属地。旧银行票据该放在哪里?设计素材又该放在哪里?若你有放垃圾物品的箱子,请清理其中物品并留意什么东西早该扔掉。若为每件物品分配方便取用的归属地,你就更倾向于收拾整理它们。我在这样做后,马上发现办公室能自行保持整洁。我总会及时收拾整理各种物品,因为其归属地就在它们刚被用过的地方附近。


为各种物品分配合适的容器。请去趟办公用品商店,了解可用的各种物品容器。一旦看出需要它们,就别害怕购买新的存放设施,比如各种抽屉和架子。杂物之所以堆积起来,很可能是因为没有归属地,要么就是存放位置不太方便。请承认自己的真实需要 — 不要与其抗争。如果你有个矮书架,更高的书架是不是更好选择?若你的垃圾筒老是过满,请用更大的替代,或在办公室不同区域放置多个垃圾筒。我发现两个垃圾筒对自己更适用,这样在用到时手边总有一个垃圾筒,自己还无需经常清空它们。


多年来我都在用一种名为项目管理箱(与文学分拣柜相似)的家具组织管理各种材料。它是个三英尺宽,一英尺高,一英尺深的木箱,里面有四个纸板抽屉,四层架子,还有一个书籍/活页夹存放区。我很喜欢它,因为它用途丰富,方便存储。我会用架子存放当前需要处理的文件纸张,用抽屉存放频繁取用的材料,比如银行和邮寄业务类表单。如果需要,抽屉还可以完全抽出。办公用品商店都提供种类丰富的塑料抽屉柜,从放在桌上的小型柜子,到带滚动轮的大型地面柜,应有尽有。那些抽屉通常是由透明塑料制成,这样你总能看到里面的物品。小抽屉非常适合存放可能让工作区域杂乱不堪的小物件,比如邮票、橡皮图章等。


若你的办公空间紧张,请利用垂直空间。许多储物家具都能安装在墙上,或垂直堆放。你还可以利用桌子下方的区域。许多容器都能放进那些区域,用于存储不太经常使用的物品。



快速处理


一旦对杂物完成分类,请选择正确容器,为每件物品安排方便取用的归属地,花时间把所有物品放在应该归属的位置。只要你提前做好所有决定,整理物品并不会花太长时间。请别走任何捷径,不然那些杂物迟早要再来烦扰你。杂乱无章的人士会让生活显得更加艰难,因为他们每次放置一件物品,都要强迫自己做新的决定。井井有条的人士会建立起高效系统,使每件物品的恰当摆放位置显而易见;如此一来,每次放置物品就不必再做新的决定。例如,当收到邮件时,我会自动将账单和财务票据放进账单抽屉,垃圾邮件丢进垃圾筒,杂志放到杂志架上,需要做其他处理的物品放进收纳箱里。


对我而言,变得井井有条的最大好处,就是在工作时能更好专注,并在不工作时能更好放松。在一个自我保持整洁,没有杂物的环境中工作,能使工作流程更顺畅舒心,从而提高工作效率。若你感觉过多杂物正让自己不堪重负,难以放松下来享受工作环境,就请花些时间提前做出整理决定,弄清所有物品该放在哪里,以及为何如此放置。之后你就能专注完成那些真正工作,因为此时你可以快速看出每件物品该放在那里,并方便利落地进行处理。



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